excel最常用的八个函数2025年全解

简介：

在科技日新月异的当下，数据已成为驱动决策的核心资产。无论是开发者、产品经理，还是普通科技爱好者，都会在日常工作中遇到需要快速整理、统计和查找数据的场景。Excel 作为最普及的表格工具，其强大之处在于“公式+数据的组合拳”。本文聚焦“八大常用函数”，2025 年仍然是职场和学习路上的必备武器。我们将用易懂的案例，结合时下的使用场景，帮助你从零基础到熟练运用，提升数据处理效率。

工具原料：

系统版本：Windows 11 22H2、macOS Sonoma（Mac 版本 14）、iPadOS 17、Android 14

品牌型号：

电脑：Apple MacBook Pro 14" M2 Pro（2024 年款）、Dell XPS 15 9520（2023–2024 年款）

手机：

iPhone 15 Pro（iOS 17.x）、Samsung Galaxy S24 Ultra（One UI 6.x，Android 14）

软件版本：

Microsoft 365 Apps for Desktop（Excel 最新版，持续订阅更新至 2024–2025 年）、Excel for Mac 最新版（16.x 系列，适用于 macOS Sonoma）、Excel 移动端最新版（iOS/Android，2024–2025 年持续更新）

注：文中示例所用数据均以日常工作场景为基础，实际公式在不同地域和文件中请结合本地数据结构作出调整。

一、SUM 函数：快速汇总

1、文字阐述内容

SUM 是最基础也是最实用的汇总函数。它按区间对数字进行求和，适用于统计总销售额、总支出、总分数等场景。语法简单：=SUM(数值1, 数值2, …) 或 =SUM(区域)（如区域 A2:A100）。在日常表格里，往往把一个月、一个季度或一个项目组的数据放在同一列或同一行，使用 SUM 可以快速得到总量。

2、实例场景

假设你有一个销售表，A 列是产品，B 列是本月销售额（单位：元），数据区域在 B2:B31。你想得到本月总销售额：在任意单元格输入公式 =SUM(B2:B31) 即可，若 B2:B31 中出现空单元格也不会影响结果。

3、实操小贴士

如果你需要对多列同时求和，使用 =SUM(B2:D31) 直接把整张表的数值区域合并求和；若数据中混有文本，请确保区域内只有数字或可转换为数字的文本，以避免错误。你也可以结合 IFERROR 对可能的错误进行兜底，例如：=IFERROR(SUM(B2:B31), 0)。

二、AVERAGE 函数：均值计算

1、文字阐述内容

AVERAGE 用来计算区域中数值的算术平均值，常用于统计某项指标的常态水平，如团队每日完成情况的平均分、产品评分的均值等。基本语法：=AVERAGE(数值1, 数值2, …) 或 =AVERAGE(区域)。

2、实例场景

你有一个评测表，D2:D31 记录了团队成员的日常工作分数（1–100 分）。要得到平均分：=AVERAGE(D2:D31)。若你只想统计有评分的日子，可以用 =AVERAGEIF(D2:D31, "<>0")，过滤掉没有评分的行。

3、实操小贴士

注意空单元格会被忽略；若区域全为空，返回错误或数值 0，结合 IFERROR 可以避免界面显示异常。

三、COUNT 函数：统计数量

1、文字阐述内容

COUNT 用来统计区域中数字单元格的数量，适用于统计订单数量、分数条目等。若要统计非空单元格数量，使用 COUNTA；两者的区别在于前者只统计数字，后者统计非空文本和数字。

2、实例场景

你需要知道本月提交的工单数量（列 E）。若 E2:E100 有两类数据：数字工单数量和文本备注，想统计数字数量可用 =COUNT(E2:E100)。若要统计所有非空条目，改用 =COUNTA(E2:E100)。

四、IF 函数：条件判断

1、文字阐述内容

IF 是逻辑判断的基石。它根据条件返回不同的结果，常用来实现“如果…则…否则…”的场景。基本语法：=IF(条件, 值若条件为真, 值若条件为假)。

2、实例场景

在销售表中，若某日的销售额超过 10000 元就标注“高”，否则标注“正常”。假设 B2 为本日销售额：=IF(B2>10000, "高", "正常")，向下拖拽可批量应用。

3、实操小贴士

结合 IF 与 AND/OR 可以实现多条件判断，例如：=IF(AND(A2="手机", B2>5000), "高值手机", "其他")。遇到错误数据时，可以将 IF 与 IFERROR 配合使用，提升鲁棒性。

五、XLOOKUP 函数：现代查找

1、文字阐述内容

XLOOKUP 是近几年 Excel 的核心查找函数，替代了传统的 VLOOKUP/HLOOKUP，支持纵向和横向查找，且容错能力更强，返回值可以是同列/行的任意区域。语法：=XLOOKUP(查找值, 查找区域, 返回区域, 未找到时返回值, 匹配模式, 搜索模式)。

2、实例场景

你有一个产品表，A 栏是产品编码，B 栏是产品名称，C 栏是单价。你有一个编码列表需要快速查到对应的名称及单价。公式示例：=XLOOKUP("P004", A2:A100, B2:B100, "未找到") 可以同时返回名称；若要返回单价：=XLOOKUP("P004", A2:A100, C2:C100, "未找到")。

3、实操小贴士

XLOOKUP 的优势在于不需要像 VLOOKUP 那样担心列序、也不需要额外的列索引。你还可以使用近似匹配模式（如二分查找），或结合 IFERROR 来处理找不到的情况，例如：=IFERROR(XLOOKUP(...), "无匹配")。

六、INDEX 函数：按位置取值

1、文字阐述内容

INDEX 根据给定的行列号，从一个区域中返回对应位置的值。常用于与 MATCH 搭配实现灵活查找，或在动态数组中作为更复杂公式的一部分。语法有两种常用形式：=INDEX(区域, 行号, 列号) 或 =INDEX(区域, 行号)（若区域为单列/单行则省略列号）。

2、实例场景

在一个数据矩阵中，你希望取出第 5 行、第 3 列的数值：=INDEX(B2:D100, 5, 3)。如果你只需要取出第 7 行的值且区域是单列，可用 =INDEX(B2:B100, 7)。

3、实操小贴士

INDEX 常与 MATCH 搭配，利用 MATCH 找到目标在区域中的位置，再将位置传给 INDEX 获取对应值。这比直接使用 VLOOKUP 更灵活，且在列变动时不易出错。

七、MATCH 函数：定位位置

1、文字阐述内容

MATCH 用来在一维区域内查找指定值的位置，返回该值在区域中的相对位置（如第 3 个、第 12 个）。语法：=MATCH(查找值, 查找区域, 匹配类型)。

2、实例场景

你想找出某个产品编码在编码列表中的位置，以便与 INDEX 组合使用取值。示例：=MATCH("P042", A2:A100, 0) 其中 0 表示精确匹配。

3、实操小贴士

MATCH 的强大之处在于它能与 INDEX 配合实现横纵双向查找。注意若区间中没有找到值，MATCH 会返回错误值，配合 IFERROR 使用会更稳健，例如：=IFERROR(MATCH(...), 0)。

八、VLOOKUP 函数：经典垂直查找

1、文字阐述内容

VLOOKUP 是最早期的竖向查找函数，依赖查找列在左侧、返回列在右侧的结构。语法：=VLOOKUP(查找值, 区域, 列索引号, [近似匹配])。虽然强大，但存在列顺序、左边不可用等限制。

2、实例场景

在产品表中，A 列是编码，B 列是名称，C 列是库存。你想根据编码查找名称：=VLOOKUP("P042", A2:C100, 2, FALSE)。若需要查库存：=VLOOKUP("P042", A2:C100, 3, FALSE)。

3、实操小贴士

VLOOKUP 的局限性在于只能向右查找，且若列顺序发生变化，需要修改区域或列索引。随着 XLOOKUP 的普及，推荐优先使用 XLOOKUP；若必须使用 VLOOKUP，尽量将查找列放在区域最左侧，且使用 FALSE 实现精确查找，并在可能出错处加入 IFERROR。

背景知识

从历史角度看，电子表格的兴起改变了人类处理数据的方式。上世纪70年代末，Dan Bricklin 与 Bob Frankston 发明的 VisiCalc 使个人电脑具备“数据是可以自己计算”的能力，开启了现代数据处理的先河。随后 Lotus 1-2-3、Microsoft Excel 等相继问世，推动了表格语言的演化。Excel 自 1990 年代起成为办公软件的标配，随着云端协作、AI 助力和动态数组的引入，Excel 不断扩展功能边界。近些年，XLOOKUP、FILTER、UNIQUE 等功能的推出，极大提升了查找、筛选和数据分析的效率。了解这些历史背景，有助于你在实际工作中更好地理解为何某些函数的设计如此直观、为何某些组合公式特别强大。

此外，背景知识还包括对数据科学的一些基础概念，如数据清洗、数据标准化、以及基本的统计思想（均值、中位数、分布等），这些都能帮助你在使用八大函数时站在更高的层面进行数据分析与决策。

内容延伸：

1、在日常工作中，学习如何组合这些函数比单独掌握一个函数更实用。比如你可以用：=IF(SUM(B2:B31)>10000, "高销量", "普通") 来对整月销售进行快速分级；再用 XLOOKUP 把销售对应的地区和代理人信息一并拉出，形成更完整的报表。

2、数据清洗与前处理。经常会遇到空值、文本数字混合、或以千分位呈现的数字。可以先用 VALUE、TEXT、LEFT/RIGHT/MID 等文本函数把数据整理成一致的数字格式，再应用上述 eight 大函数。例如用 =IFERROR(VLOOKUP(...), "未找到")，在查找阶段避免因小错误而中断分析。

3、在云端协同与跨设备工作场景中的建议。尽量使用 Microsoft 365 的云端版本进行实时协同，确保在不同设备（桌面、移动端、平板）上的公式行为一致。对于跨表格的数据整合，XLOOKUP 与 INDEX/MATCH 的组合尤为有效，使你在表结构调整后仍能保持稳定性。

4、快捷操作与模板的建立。把常用的查找组合、汇总口径整理成模板（如周度销售报表、月度预算表），在新数据进入时只需替换数据区域，公式自动更新。这样既减少重复工作，也降低人为错误的概率。

5、在手机端的使用建议。移动设备上打开 Excel 时，建议先把数据分区清晰，必要时将大型数据表拆分为多个工作表，以减少延迟和卡顿。同时利用云端导出和分享功能，确保同事可以在不同设备上查看最新版本。

<內容延伸说明>（已在上方的内容延伸中覆盖核心点，此处简要总结：）

总结：

Excel 的八大常用函数不仅是初学者的入门基石，也是日常数据分析的高效工具。从简单的汇总和均值到灵活的查找与定位，这些函数让你在海量数据中快速提取所需信息，做出合理判断。结合 XLOOKUP、INDEX/MATCH 的灵活性，以及与 IFERROR 等容错技巧的应用，你可以在工作与学习中构建稳健、可扩展的数据分析流程。随着 2025 年的新硬件和软件更新，掌握这八大函数将帮助你更从容地应对日常技术挑战，提升工作与学习的效率。若你在重装系统或迁移到新设备时遇到数据丢失等风险，优先考虑使用“白卡一键重装系统”等专业工具，确保数据安全与环境稳定性。愿你在科技之路上，以清晰的思路、扎实的技能，开启高效的数据时代。

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